Политика за защита на личните данни

Политика за защита на данните в Медицински център „Д-р Хайвазов“, наричана по-долу “АДМИНИСТРАТОР”.

Медицински център „Д-р Хайвазов“, с адрес на управление: гр. София, ж.к. Младост“ 1, бул. „Цариградско шосе“ 131, ет. 7, прилага спрямо ползвателите на сайта https://www.medicine-bg.com

Прилага взаимоотношения с пациентите настоящите Общи условия:

Медицински център „Д-р Хайвазов“ като „АДМИНИСТРАТОР” на лични данни, събира и обработва определена информация за физически лица.

Тази информация се отнася до пациенти, служители, управители, доставчици, контрагенти, и други физически и юридически лица, с които „АДМИНИСТРАТОРЪТ” си взаимодейства.

Настоящата политика за защита на личните данни урежда как да бъдат събирани, обработвани и съхранявани личните данни, за да отговарят на стандартите в организацията на „АДМИНИСТРАТОРА” и да са в съответствие със правните изисквания на Регламент 679/2016.

I. Правно основание

Настоящата Политика за защита на личните данни („Политика“) се прилага на основание Закона за защита на личните данни и подзаконовите му актове и Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679 („GDPR“).

Българското законодателство и РЕГЛАМЕНТА предвиждат правила как организациите, включително “АДМИНИСТРАТОРЪТ” трябва да събират, обработват и съхраняват лични данни. Тези правила се прилагат от „АДМИНИСТРАТОРА” независимо дали се касае за данни, които се обработват електронно, на хартия или на други носители.

За да бъде обработването на лични данни в съответствие с правните изискванията, личните данни се събират и използват основателно – законосъобразно, договорно или чрез декларация от страна на субекта на лините данни (СДЛ). Личните данни се съхраняват в съответствие с нормативните изисквания.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” е предприел всички необходимите мерки, за да не бъдат обработваните лични данни, обект на незакономерно разкриване и като администратор на лични данни е запозната и следва принципите, предвидени в РЕГЛАМЕНТА: законност, прозвачност и отчетност.

Следвайки принципите:

  • личните данни се обработват законосъобразно, добросъвестно и прозрачно;
  • личните данни се събират за конкретни, изрично указани, законоуредени и легитимни цели и не се обработват по-нататък по начин, несъвместим с тези цели;
  • личните данни са минимизирани до необходимото, за да бъдат изпълнение целите, за които се обработват;
  • личните данни са точни и при необходимост се поддържат в актуален вид;
  • личните данни се съхраняват при „АДМИНИСТРАТОРА”, което позволява идентифицирането на засегнатите лица за период, не по-дълъг от необходимият за целите, за които се обработват личните данни;
  • личните данни са обработвани по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.
  • II. Цели на Политиката
  • Настоящата Политика цели „АДМИНИСТРАТОРЪТ” да:
  • бъде в съответствие с приложимото законодателство по отношение на личните данни и да следва установените добри практики;
  • установи механизмите за водене, поддържане и защита на отчетните регистри;
  • установи задълженията на длъжностните лица, обработващи лични данни и/или лицата, които имат достъп до лични данни и работят под ръководството на обработващите лични данни, тяхната отговорност при неизпълнение на тези задължения;
  • защитава правата на персонала,пациентите, доставчиците, контрагентите;
  • начина на съхранение, обработване и защита личните данни на физическите лица да бъде открит;
  • установи необходимите технически и организационни мерки за защита личните данни от неправомерно обработване, случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от всички други незаконни форми на обработване на лични данни;
  • бъде защитен при риск от нарушения.
    III. Обхват
  • Настоящата Политика се прилага по отношение на обработването на лични данни на пациенти, човешки ресурси, доставчици,контрагенти, които се обработват на хартиен и електронните носител, като отчетните регистри са установени в съответствие с Политиката, Българското законодателство и чл. 30 от GDPR („Регистри на дейностите по обработване“).
  • IV. Събиране на лични данни
  • Категории данни и субекти:
  • „Лични данни“ са всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („Субект на данни“), а именно:
  • „АДМИНИСТРАТОРЪТ” събира лични данни по отношение на следните категории лица:
  • пациенти
  • служители
  • доставчици/контарагенти
  • Начина на събиране, обработване, съхранение и архивиране са подробно описани в Процедура събиране, съхранение, обработване и архивиране П01
  • Цели на събирането на данните:
  • „АДМИНИСТРАТОРЪТ” събира личните данни във връзка с изпълнението на следните цели:
  • За извършване и предоставяне на здравни услуги
  • За изпълнение на дейности, свързани със сключване, изменение и прекратяване на договорни правоотношения, в това число със служители, доставчици и контрагенти
  • изготвяне на всякакви документи;
  • за установяване на връзка с лицето за контакт по телефон, факс или по всякакъв друг законосъобразен начин;
  • за комуникация във връзка с предоставяне и/или получаване на стоки/услуги;
  • За водене на счетоводна отчетност във връзка с изпълненията на служебните си и договорни ангажименти , по които „АДМИНИСТРАТОРЪТ” е страна;
  • За обработка на плащания във връзка със сключените договори от „АДМИНИСТРАТОРА”
  • За изпращане на лични данни до субекти във връзка с приетите правила, условията и политиките на „АДМИНИСТРАТОРА”
  • За изпращане на лични данни до институции и администрация, във връзка с приетите правила за отчетност;

VI. Прозрачност. Права на лицата, чиито данни се обработват от “АДМИНИСТРАТОРА”

Прозрачност и условия за упражняване на правата на лицата:

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” предоставя информация на лицата в кратка, прозрачна, разбираема и лесно достъпна форма, на ясен и прост език.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” се стреми да гарантира, че лицата са запознати относно обработваните лични данни и че лицата изцяло и напълно разбират и са информирани във връзка с обработването в съответствие с изискванията на GDPR и Българското законодателство.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” предоставя информацията на лицата писмено или по друг начин, включително, когато е целесъобразно, с електронни средства. Ако лицето е поискало това, информацията може да бъде дадена устно, при положение че идентичността на лицето е доказана с други средства.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” предоставя на лицата безплатно информация относно действията, предприети във връзка с искане относно правото им на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост, възражение и автоматизирано вземане на решения, без ненужно забавяне и във всички случаи в срок от един месец от получаване на Заявлението.

При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на Заявленията.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на Заявлението, като посочва и причините за забавянето. Когато съответно лице подава Заявление с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако лицето не е поискало друго.

Ако „АДМИНИСТРАТОРЪТ” не предприеме действия по искането, уведомява лицето без забавяне и най-късно в срок от един месец от получаване на искането за причините да не предприеме действия и за възможността за подаване на жалба до надзорен орган и търсене на защита по съдебен ред.

Когато исканията на лицето са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, „АДМИНИСТРАТОРЪТ” може или:

  • да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия, или
  • да откаже да предприеме действия по искането.

“АДМИНИСТРАТОРЪТ” информира пациентите, устно на регистратура и чрез писмени табели, поставени на видно място за техните права, а именно:

Право на достъп на лицата:

Всяко лице има право да получи от „АДМИНИСТРАТОРА” потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него,  и ако това е така, да получи достъп до данните и следната информация:

  • целите на обработването;
  • съответните категории лични данни;
  • получателите или категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити личните данни, включително трети държави или международни организации;
  • когато е възможно, предвидения срок, за който ще се съхраняват данните, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определянето на този срок;
  • съществуването на право да се изиска от Администратора коригиране или изтриване на лични данни

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” предоставя на лицето копие от личните данни, които са в процес на обработване. За допълнителни копия, поискани от лицата, „АДМИНИСТРАТОРЪТ” може да наложи разумна такса въз основа на административните разходи. Когато лицето подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя в широко използвана електронна форма, освен ако лицето не е поискало друго.

Право на коригиране:

Всяко лице, чиито данни се обработват от “АДМИНИСТРАТОРА” има право да поиска от „АДМИНИСТРАТОРА” да коригира без ненужно забавяне неточните лични данни, свързани с него. Като се имат предвид целите на обработването лицето има право непълните лични данни да бъдат допълнени.

Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“):

Всяко лице, чиито данни се обработват от “АДМИНИСТРАТОРА” има правото да поиска от „АДМИНИСТРАТОРА” изтриване на свързаните с него лични данни без ненужно забавяне за бъдещ период, когато:

  • личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;
  • лицето оттегли своето съгласие, върху което се основава обработването на данните, и няма друго правно основание за обработването;
  • лицето възрази срещу обработването и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;
  • личните данни са били обработвани незаконосъобразно;

Когато „АДМИНИСТРАТОРЪТ” е направил личните данни обществено достояние и е задължен съгласно предходния параграф да изтрие личните данни, той, като отчита наличната технология и разходите по изпълнението, предприема разумни стъпки, включително технически мерки, за да уведоми администраторите, обработващи личните данни, че засегнатото лице е поискало изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на неговите лични данни.

“АДМИНИСТРАТОРЪТ” изтрива личните данни за бъдещ период, без искането на СЛД да засяга предходен период, когато съхранението на определено досие е засегнато от определен срок.

Право на ограничаване на обработването:

Всяко лице, чиито данни се обработват от “АДМИНИСТРАТОР” има право да изиска ограничаване на обработването, когато се прилага едно от следното:

– точността на личните данни се оспорва от лицето за срок, който позволява на „АДМИНИСТРАТОРА” да провери точността на личните данни;

– обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им;

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;

-субектът на данните е възразил срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на „АДМИНИСТРАТОРА” имат преимущество пред интересите на субекта на данните.

Когато обработването е ограничено съгласно горния параграф, такива данни се обработват, с изключение на тяхното съхранение, само със съгласието на субекта на данните или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес.

Когато субект на данните е изискал ограничаване на обработването, „АДМИНИСТРАТОРЪТ” го информира преди отмяната на ограничаването на обработването.

Задължение за уведомяване при коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването:

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработване на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия. „АДМИНИСТРАТОРЪТ” информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това.

Право на преносимост на данните:

Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на “АДМИНИСТРАТОРА” в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има правото да прехвърли тези данни на друг администратор без възпрепятстване от “АДМИНИСТРАТОР”, когато обработването е основано на съгласие във връзка с определени цели или на договорно задължение на субекта или предприемане на стъпки преди сключване на договор.

Когато упражнява правото си на преносимост, субектът на данните има право да получи пряко прехвърляне на личните данни от един администратор към друг, когато това е технически осъществимо.

Право на възражение:

Субектът на данните има право, по всяко време и на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, на възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него. В този случай „АДМИНИСТРАТОРЪТ” прекратява обработването на личните данни, освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

Най-късно в момента на първото осъществяване на контакт със субекта на данните, той изрично се уведомява за съществуването на правото по предходните параграфи, което му се представя по ясен начин и отделно от всяка друга информация.

VII.Технически и организационни мерки за защита на данните

Приемане на организационни мерки за защита на личните данни, по съставен план по Приложение 1 от Процедура за механизмите за защита на оценка на въздействието П 02 , който да се следва, за постигане на поставените цели, а именно осигуряване на максимални нива на защита.

Поддържане на Регистри съгласно чл.30 от Регламент 2016/679, ограничен е достъпът до тях, достъп имат само оторизираните лица, като са предприети всички необходими мерки за оставане на одитни следи и защита.

Регистрите и досиета, съдържащи лични данни се съхраняват на хартиен и електронен носител.

“АДМИНИСТРАТОРЪТ” е предприел механизми за защита: физически, организационни и технически.

Определени са срокове за съхранение на досиетата и документите, които съдържат лични данни.

Утвърдени са процедури за унищожаване на документи и процедура за уведомяване при нарушения.

На служителите, обработващи лични данни е проведено обучение, съгласно Регламент 679/2016 и същите са определени със заповед.

Системата за управление и защита на личните данни, проследява жизнения цикъл на обработването и съхранението на лични данни, следи за спазването на предприетите мерки.

VIII. Видеонаблюдение: Регистър „Видеонаблюдение” обработва биометричните лични данни, представляващи образ автоматично, чрез денонощно видеонаблюдение, което регистрира движението на служители, посетители и пациенти към подходите на сградите на „АДМИНИСТРАТОРА” и помещенията с определен статут. Записите с видеообрази се съхраняват на записващо устройство, монтирано в помещението на физическата охрана, като достъпа до регистъра е ограничен.

(2) Данните в регистъра се предоставят доброволно от лицата при влизането им в Цетъра.

На входа на Медицински център „Д-р Хайвазов“ са поставени предупредителни табели, че обектът се намира под постоянно видеонаблюдение, с текст:

Медицински център „Д-р Хайвазов“

ВИ ИНФОРМИРА,

във връзка с повишаване нивото на вашата сигурност на територията на болницата е въведено постоянно 24 часово видео-наблюдение, чрез което се обработва вашия образ.

С влизане на територията на Медицинския център вие предоставяте съгласие вашите данни да бъдат обработвани за целите на видео-наблюдението.

Данните от този регистър се съхраняват и не се предоставят на трети страни, когато има основание за това и в случаите, когато данните са изискани от легитимна страна, правораздавателните органи и полицията с цел предотвратяване и/или разкриване на престъпление.

IX.Трансфер на лични данни

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” НЕ осъществява трансфер на лични данни в страни, извън Европейския съюз.

X. Нарушения. Уведомяване за нарушения

Нарушения:

Нарушение на сигурносттана данни възниква, когато личните данни, за които „АДМИНИСТРАТОРЪТ” отговаря, са засегнати от инцидент със сигурността, в резултат на който се нарушава поверителността, наличието или целостта на личните данни. В този смисъл, нарушение на данните възниква, когато има нарушение на сигурността, водещо до инцидентно или незаконно унищожаване, загуба, изменение, нерегламентирано разкриване на данни, които се предават, съхраняват или по друг начин се обработват.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни незабавно следва да се уведоми длъжностното лице, отговарящо за защита на личните данни (ДПО) и Изпълнителният директор.

Оценка на нарушенията:

След като длъжностното лице, отговарящо за защита на личните данни (ДПО) получи информация за извършено нарушение, определя дали конкретното събитие представлява нарушение на лични данни и ако установи нарушение веднага уведомява Изпълнителния директор на „АДМИНИСТРАТОРА ”

При установено нарушение и висок риск за съхранението и свободното движение на лични данни, длъжностното лице, отговарящо за защита на личните данни (ДПО) и “АДМИНИСТРАТОРЪТ” без ненужно забавяне и когато това е осъществимо, но не по-късно от 72 часа от установяване на нарушението, уведомява Комисията за защита на личните данни.

Когато и доколкото не е възможно информацията да се подаде едновременно, информацията може да се подаде поетапно без по-нататъшно ненужно забавяне.

Когато има вероятност нарушението на сигурността на личните данни да породи висок риск за правата и свободите на физическите лица, „АДМИНИСТРАТОРЪТ” без ненужно забавяне, съобщава на субекта за нарушението.

„АДМИНИСТРАТОРЪТ” документира всяко нарушение на сигурността на личните данни, включително фактите, свързани с нарушението, последиците от него и предприетите действия за справяне с него.

XI. Унищожаване

Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от „АДМИНИСТРАТОРА” в следните срокове:

  • ведомости за заплати – 50 години;
  • счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
  • документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
  • всички останали носители – 5 години.
  • Договорите се съхраняват 5 години.

След изтичането на срока за съхранението им, носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, се унищожават.

След приключване на срока за съхранение данните се унищожават възможно най-бързо посредством унищожаването на хартиените носители чрез шредиране или изгаряне.

При унищожаване на документи, съдържащи лични данни, се съставя протокол, съгласно Процедура за унищожаване на документи П04

Настоящaта Политика подлежи на утвърждаване и довеждане до знанието на лицата, които обработват лични данни.

Политиката е одобрена от Управителя на Медицински център „Д-р Хайвазов“

Политиката влиза в сила от: 25.05.2018г.

Медицински център „Д-р Хайвазов“ запазва правото си да изменя приетата Политика за поверителност и защита на личните данни.